毎日忙しくて、余裕をもって仕事ができないとか、悩んでいる時間が多くてなかなか仕事が前に進まないといった悩みはありませんか？
昔よりも商品やサービスがコモディティ化して、他社との差別化が難しくなるなか、そんな中でも新たな価値を創出するハイパフォーマーが求められています。
実は、仕事のパフォーマンスを上げるには仕事の種類を理解して取り組むことがとても重要です。
この記事では、ハイパフォーマーになるための仕事への取り組み方のコツを紹介します。
この記事を読めば、仕事に振り回される働き方から、仕事を自身でコントロールして有意義なビジネスライフを送ることができます。
仕事のスピードで差別化してハイパフォーマーへの道を進んでいきましょう
仕事に取り掛かる前にかんがえるべきこと
まず最初に、仕事に取り掛かる前に以下の「うまく効率的にやるためにはどうすればいいか？」という思考を巡らせます。
具体的には
１．なくせることはないか
そもそもやる必要があるのか、なくせる作業はないかなどできる限り負荷をなくすことを考える。
２．まとめることはできないか
何かまとめて作業できることがないか？を考える。たとえばメールをこまめにチェックするのではなく、見る時間をまとめる。
そうするとこの人はこの時間にだいたい返信が来るなという仕事のサイクルを相手に理解させる効果もあり、お互いにとってメリットあり。
３．順番を見直すことで効率化できないか？
改めて業務の優先順位を見直す。最初に決めた優先順位が「正」と決めつけず、優先順位・スケジュールを定期的に見直す。そもそもこの順番でやるべきかなど、プロセス見直しも考える。
４．簡単にすることはできないか？
作業を単純化したり簡素化したりわかりやすくする。一定の頻度で発生する作業は仕組み化、マニュアル化することで効率化を図る。
どうやってやるんだったっけ？と思い出す時間がもったいない。
ここからが今回一番お伝えしたい、仕事の種類に応じた取り組み方のコツを解説します。
仕事の種類によってやり方を変える
仕事を敢えて大きく大別するとスタンダードな仕事とプロジェクト的な仕事に分けられる。それぞれの定義というか仕事の特徴は以下の通り
スタンダードな仕事の定義
- ルーチンで繰り返し発生するような業務
- 前例や過去事例からヒントを得れる業務
- 作業量からおおよその所要時間が想定できる業務（スケジュール化しやすい）
このような仕事は改善と効率化のサイクルを回していくことが重要
プロジェクト的な仕事の定義
- 非定型業務で繰り返し発生しない業務
-
前例がないため考え進めるような業務
- 作業量とアウトプットが比例しないような業務（スケジュールが読めない）
このような仕事はトライ＆エラーをしながらノウハウを学ぶサイクルを回していく
仕事には種類があり、仕事に取り掛かるときに「この仕事はどっちに分類できるかな？」と考えて、仕事の種類に応じてやり方を変えることで生産性は格段に上がる。
例えばプロジェクト的な仕事のなかにもスタンダードな仕事が含まれたりする。
仕事の種類を意識して仕事を分解できる能力は効果的なアウトプット創出だけでなく、マネジメントにおいても役に立つ考え方です。
では、具体提にそれぞれの仕事に応じてどのようなやり方をすればいいかを解説していきます。
スタンダードな仕事で大事にすべきこと
1.いつまでにやるかを決める
自分の経験から、納期から必要な所要時間や工数を逆算を行い、隙間時間や、時には他の仕事と同時並行で処理したりしながら、他の業務とのバランスを見ながら取り組む。
2.難しい部分から着手する
まずは難しいとこから着手することで、精神的に楽になり、時間的にも余裕と所要時間の見積もりが容易となる。その結果、残りがどれくらいかがわかることで自分のやる気も維持できます。
3.事例や工夫をフル活用
仕事をしながら工夫や標準化ができる点を考えながら作業する。なくしていいもの、簡略化できるもの、一気に処理できるものなどを定期的に見直していく。いかに短くできるかなどゲーム感覚で効率化に取り組む。
4.ショートカットスキルと意識
PC作業時間の短縮のためにはショートカットキーをこれでもかと駆使して時間短縮の工夫を積み重ねる。他部署をベンチマークしたり、社外のベストプラクティスは率先して真似してアウトプットに結び付ける。
5.苦手の克服
技術やスキルの苦手はスタンダードの仕事では不利になるので、自分が苦手でも一定レベルまで引き上げる努力を怠らない。順調に過不足なく要求されたレベルにきっちりと仕上げる。
プロジェクト的な仕事で大事にすべきこと
1.いつからやるか
分からない、先が見えない仕事ほど計画や予定を確実に立てて、こまめに見直して、いつからやるかを意識して取り組む。
予定には大きな塊の仕事を先に入れてから小さな塊の仕事を入れる。逆だと入れられなくなる。
夏休みの宿題のような仕事のやり方はご法度で、毎日コツコツ積み上げて進めていく。
2.易しい部分から着手する
最初はハードルを低く、細かく分解した仕事をに着手する。少しでも進んでいることを実感しながら仕事のペースや流れをつくっていく・
できるところから手をつけて、進んでは振り返りを繰り返していくことで重要なことが見えてくる。
3.シナリオや素敵なストーリーありき
分からない仕事ほど、完璧でなくていいのでシナリオ・計画・プロセスを自分なりイメージして作ってみる。イメージをつくっておくことで実際の進捗とのギャップをありありと感じることができ、そのギャップを徐々になくしていきスピードを上げていく。
4.まわり道を厭わない
答えがない仕事のためふとした別部門や社外関係者との雑談のなかで糸口が見つかることもある。止まっていてもなにも進まない。遠回りかも？と思いながらも動かないと始まらない。早めに動いてぶつかることは早めの軌道修正につながり、結果として近道になる。
「そもそも」や「なぜ」という思考で考えることで、ゴールや目指すべき目標をぶらさないで行動できる。
5.強みの強化
難しい局面を乗り越えるのに、重要になるのは自分の強み。仕事によって強みが磨かれていき。強みによって仕事が広がっていく。最終的に壁を乗り越えるのは。実力やスキルでもなく。仕事や課題に対する情熱や本気度である。
まとめ
仕事において何でも切れる包丁はない！
だからこそ仕事の種類を分類し、種類に応じた適切な包丁（やり方）を使い、成果もスピードも上げていくことができる。
仕事の種類を分解し、工程を分解する、この分解する能力を高めることはビジネスパーソンとして大成する上でとても重要です。
仕事を任せられたら、「どの包丁で料理してやろうか・・・」と
必ず考えてから行動してみてください。
そうするだけで、ハイパフォーマーに近づきます。
誰にとっても唯一平等に与えられる1日24時間という「時間」をいかに上手く使いこなせるかという観点でこの本はとても勉強になった！
